Wanneer een patiënt tijdens een calamiteit binnenkomt in de ambulancesluis, krijgt de betreffende patiënt een polsbandje om met daarop een barcode. Deze barcode correspondeert met een van tevoren gereserveerd patiëntnummer. Bij dit nummer hoort een patiëntendossier, eveneens met barcodering, dat altijd bij de patiënt blijft. In de ambulancesluis bepaalt de coördinerend verpleegkundige waar de patiënt naar toe gaat. De registrateur die het PBRS bedient, hoeft geen automatiseringsdeskundige te zijn. Deze registrateur leest eerst de polsband in van de patiënt met behulp van een barcode-scanner. Daarna worden gegevens geregistreerd met behulp van zgn. 'templates'. Op deze templates kunnen gegevens worden weergegeven zoals urgenties, medische indicaties of routing.
Daarna gaat de patiënt naar de triage- en behandelruimte, waar de arts de patiënten indeelt naar urgentieklasses. De registrateur leest wederom eerst het nummer van de patiënt in, waardoor eerder ingevoerde gegevens op het beeldscherm verschijnen. Vervolgens worden aan de hand van templates de klinische urgenties aangegeven. Vervolgens gaan de patiënten naar één van de sluizen. Patiënten met de hoogste urgentie gaan naar sluis Rood, de patiënten die een behandeling binnen 6 uur nodig hebben gaan naar sluis Geel. Patiënten die minimale behandeling nodig hebben gaan naar sluis Groen. In de sluizen worden de patiënten grondig onderzocht.
Vervolgens wordt bij de uitgang van de Triage- en behandelruimte de medische indicaties aangegeven en de routing van de patiënt. Daarna vervolgt de patiënt zijn weg naar de röntgenafdeling, de OK, de Intensive Care, de Medium Care of de Low Care.
Op de verpleegafdelingen kunnen bedlocaties worden ingevoerd in het PBRS. Personalia kunnen op ieder registratiestation worden ingevoerd. In de praktijk wordt dit meestal gedaan op de verpleegafdelingen. Op de behandelafdelingen kunnen o.a. de verrichtingen worden aangegeven. Tevens is het mogelijk om verwanten te matchen met één of meerdere patiënten.
Met het PBRS is het mogelijk om patiëntenrapportages te genereren van de gegevens die tot dan toe zijn ingevoerd. Tevens is het mogelijk om overzichten te genereren. Met behulp van de bovengenoemde gegevens is het eveneens mogelijk om na afloop evaluatie van de opvang te ondersteunen. Op de verpleegafdelingen is het mogelijk barcode-etiketten uit te printen met behulp van barcode-printers.
Het PBRS wordt binnen een logisch gezien apart netwerk toegepast. Dit netwerk maakt fysiek (infrastructureel) gebruik van de bekabeling van het UMC-netwerk, maar heeft een eigen centrale computer, de zogenaamde 'server', met de benodigde netwerk-software "Novell". Er is een mogelijkheid om met het ZIS gegevens te kunnen uitwisselen. Deze communicatie is bi-directioneel, omdat er zowel de behoefte bestaat vanuit het ZIS gegevens te kunnen inzien die in het PBR-systeem zijn ingevoerd als omgekeerd. Vanuit elk registratiepunt kan rechtstreeks worden gecommuniceerd met het ZIS. Als het ZIS uitvalt, dan vormt dit geen belemmering voor het PBRS.