Goede communicatie is een essentiële voorwaarde voor een succesvolle opvang van slachtoffers. Dit betreft zowel de communicatie- en informatietechnologie (ICT) als communicatie als managementinstrument. Voor de ICT-ondersteuning wordt gebruik gemaakt van telefoon, fax, nationaal noodnet, portofoon, radio (Regionale zender Radio M frequentie 93.10) en TV (Teletekst). Bij een calamiteit is het telefoonnet snel overbelast, het is daarom van belang om bekend te zijn met de voorziening Nationaal Noodnet.
Ten tijde van een calamiteit nooit onnodig bellen.
Voor de communicatie als beleidsinstrument zijn de volgende afspraken gemaakt. Het beleidsteam is eindverantwoordelijk voor de interne en externe communicatie. Hierover vindt afstemming plaats binnen het beleidsteam. Communicatiemiddelen die worden ingezet, zijn: een mail aan de managementteams in het UMC Utrecht en CMH, een nieuwsbericht op Scoop van het UMC Utrecht en het intranet van het CMH, berichtgeving in de Nieuwsbrief van het UMC Utrecht en de Nieuwsbrief van het CMH. Bij externe communicatie gaat het vooral om communicatie met de media. Dat gebeurt onder meer door middel van persberichten en een persconferentie. Het beleidsteam en IEC bepalen wie de woordvoering doet tijdens de persconferentie. Niemand anders dan de aangewezen woordvoerder mag informatie aan externe partijen geven. De woordvoerder geeft uitsluitend algemene informatie aan externen, dus géén specifieke informatie over individuele slachtoffers. Namen van slachtoffers kunnen pas dán worden vrijgegeven als de familieleden zijn geïnformeerd.