De registratie van de patiënten in het Calamiteitenhospitaal verloopt via het patiënten barcode registratiesysteem (PBRS). Door een netwerk van computers is de organisatie continu op de hoogte van het aantal patiënten, de locatie en zorgzwaarte.
Het UMC Utrecht heeft voor het Calamiteitenhospitaal al 300 patiëntennummers gereserveerd in het ZIS (Ziekenhuisinformatiesysteem). Deze nummers zijn vertaald in een barcode. Zodra de patiënt wordt opgenomen krijgt deze een polsband om met zo’n nummer. Eveneens ontvangt de patiënt een medisch dossier, een zogenoemde ZIBO-map (Ziekenhuis in Bijzondere Omstandigheden) met hetzelfde nummer. Op elke locatie waar de patiënt komt wordt dit nummer, vertaald in een barcode, gescand. Tevens is het mogelijk om hier verschillende gegevens aan te koppelen als de aard van de verwonding, verricht radiologisch onderzoek ed. In de familieopvangruimte wordt ook de familie in dit systeem geregistreerd en later als contactpersoon aan de desbetreffende patiënt gekoppeld.
Bij ontslag maakt men gebruik van het geautomatiseerd ontslagbrievensysteem. De arts kan met de computer snel ontslagbrieven genereren. De arts heeft de beschikking over gegevens uit het ZIS, bijvoorbeeld laboratoriumgegevens en gegevens van het PBRS, zoals naam, adres, woonplaats, aard van de calamiteit, diagnose enzovoort.