Reserveringsbureau
Universitair Medisch Centrum
Algemene Reserveringsvoorwaarden
Artikel 1. Begripsomschrijving
Deze algemene reserveringsvoorwaarden zijn van toepassing op (het tot stand komen van) alle overeenkomsten betreffende het ter beschikking stellen van conferentie- en/of restauratieve ruimten van het UMC Utrecht, alsmede de diensten en leveranties, daarmede verband houdende. Waar gesproken wordt over “huurder”, wordt daarmee bedoeld de natuurlijke rechtspersoon die met het Reserveringsbureau UMC Utrecht / Descartes-Centrum de overeenkomst sluit, ook indien hij als organisator van de bijeenkomst voor derden optreedt. Het Reserveringsbureau UMC treedt in deze op namens het UMC Utrecht.
Artikel 2. De reservering
2.1 De te houden bijeenkomst heeft een relatie of houdt verband met de activiteiten van het UMC Utrecht (zorg, onderzoek, onderwijs) en dient in principe geen commercieel belang. Voor het Descartes-Centrum geldt deze voorwaarde niet.
2.2 Indien een bijeenkomst de overeengekomen tijdsduur overschrijdt, is het Reserveringsbureau UMC Utrecht gerechtigd om de extra personeelskosten en additionele zaalhuur bij de opdrachtgever in rekening te brengen.
2.3 Een reservering dient minimaal twee werkdagen voorafgaande aan de bijeenkomst te geschieden. Wijzigingen op de inhoud van de reservering (bijvoorbeeld, catering, aantal deelnemers etc) dienen minimaal twee werkdagen voorafgaande aan de bijeenkomst te worden doorgegeven aan het Reserveringsbureau UMC Utrecht.
2.4 De kosten voor wijzingen op de reserveringen zijn:
- tot vijf werkdagen voor de datum van de bijeenkomst: 7,50 euro per vernieuwde bevestiging (administratieve kosten)
- tussen twee en vijf werkdagen voor de datum van de bijeenkomst: 25 euro per vernieuwde bevestiging (administratieve kosten en uitvoeringskosten ten behoeve van de banqueting en overige ondersteuning)
- na twee werkdagen voor de datum van de bijeenkomst: alleen mogelijkheid tot wijziging in overleg met het Reserveringsbureau UMC Utrecht. De meest recente offerte is financieel bindend.
2.5. Een reservering is definitief wanneer een bevestiging vanuit het Reserveringsbureau UMC Utrecht is ontvangen door de huurder. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan reserveringen zonder bevestiging.
2.6. Het is niet toegestaan catering van buiten het UMC Utrecht te betrekken in via het Reserveringsbureau UMC Utrecht gereserveerde ruimten.
Artikel 3. Annulering
3.1 Indien het Reserveringsbureau UMC Utrecht door omstandigheden een reservering moet annuleren anders dan door overmacht, zal zij zich inspannen om een naar haar oordeel gelijkwaardige accommodatie aan te bieden. Zij aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventueel door de opdrachtgever geleden schade.
3.2 Indien het Reserveringsbureau UMC Utrecht een reservering moet annuleren ten gevolge van overmacht, aanvaardt zij geen aansprakelijkheid voor eventueel door de opdrachtgever geleden schade.
3.3 Na totstandkoming van de overeenkomst zal het Reserveringsbureau UMC Utrecht bij annulering door de huurder de navolgende kosten in rekening brengen:
Annuleringstermijn - kosten:
Tussen de 16 en 20 werkdagen voor datum van de bijeenkomst - 20% van de geoffreerde kosten.
Tussen 11 en 15 werkdagen voor datum van de bijeenkomst - 35% van de geoffreerde kosten.
Tussen 6 en 10 werkdagen voor datum van de bijeenkomst - 60% van de geoffreerde kosten.
Tussen 3 en 5 werkdagen voor datum van de bijeenkomst - 85% van de geoffreerde kosten.
Vanaf 48 uur of minder voor datum van de bijeenkomst - 100% van de geoffreerde kosten.
De laatst bevestigde reservering/offerte geldt als uitgangspunt. Gemaakte kosten van eventueel door het Reserveringsbureau UMC Utrecht gehuurde (media) apparatuur worden doorbelast conform de leveringsvoorwaarden van de leverancier
Artikel 4. Verplichtingen van huurder
4.1 Onder- of doorverhuur van de ruimten door de huurder is niet toegestaan.
4.2 De huurder dient uiterlijk vijf werkdagen voor het tijdstip van de bijeenkomst het definitieve aantal deelnemers aan het Reserveringsbureau UMC Utrecht op te geven. Dit aantal is als minimum bindend voor de eindafrekening.
4.3 De huurder zal het gehuurde met de daarbij behorende inventaris overeenkomstig de bestemming gebruiken of doen gebruiken met in achtneming van goed huisvaderschap.
Artikel 5. Toegang tot het gehuurde
De opdrachtgever dient het Reserveringsbureau UMC Utrecht vier weken voor de bijeenkomst te informeren over de door hem te contracteren diensten van derden. Het Reserveringsbureau UMC Utrecht heeft het recht bepaalde diensten van derden uit het gebouw te weren. Voor schade die daaruit voort vloeit voor de opdrachtgever kan het Reserveringsbureau UMC Utrecht niet aansprakelijk worden gesteld.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
6.1 De huurder is aansprakelijk voor schade aan goederen en personen van het UMC Utrecht en derden, veroorzaakt door c.q. ontstaan door hemzelf, zijn medewerkers, hulpkrachten en deelnemers van de bijeenkomst.
6.2 Het aanbrengen / uitstallen van materiaal en / of voorwerpen door de opdrachtgever en / of deelnemers aan de bijeenkomst in de gehuurde ruimte is toegestaan na toestemming van het Reserveringsbureau UMC Utrecht. De opdrachtgever dient er zorg voor te dragen dat de materialen voldoen aan de voor het Reserveringsbureau UMC Utrecht geldende brandveiligheidsvoorschriften. Direct na afloop van het evenement dienen deze goederen te worden verwijderd. Voldoet de huurder niet aan deze verplichting dan is het Reserveringsbureau UMC Utrecht gerechtigd de goederen op kosten van de huurder uit het gebouw te laten verwijderen.
6.3 Het Reserveringsbureau UMC Utrecht , dan wel het UMC Utrecht is nimmer aansprakelijk voor welke schade dan ook, geleden door de opdrachtgever, deelnemers, of derden, tenzij door de huurder wordt aangetoond dat de schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van het UMC Utrecht gehouden een hoger bedrag aan schade vergoeding te betalen dan € 4.537,80.
6.4 Het Reserveringsbureau UMC Utrecht is niet aansprakelijk voor verlies of diefstal van goederen.
Artikel 7. Publiciteit
7.1 Wordt, naar het oordeel van het UMC Utrecht door een publicatie en / of advertentie die heeft plaatsgevonden zonder toestemming van het UMC Utrecht, haar belang geschaad, dan heeft het UMC Utrecht het recht de overeenkomst zonder gerechtelijke tussenkomst te ontbinden. In dat geval zullen de annuleringskosten in rekening worden gebracht op basis van het in artikel 8 van de voorwaarden gestelde.
7.2 Indien het Reserveringsbureau UMC Utrecht gegronde reden heeft aan te nemen dat de bijeenkomst de normale organisatie binnen het bedrijf, de veiligheid of de reputatie van het UMC Utrecht in gevaar brengt of kan brengen, alsmede in geval van overmacht kan het Reserveringsbureau UMC Utrecht de overeenkomst annuleren.
7.3 Indien de opdrachtgever, ook als hij te goeder trouw, voor of bij aangaan van de overeenkomst onjuiste of onvolledige opgave omtrent de aard van de bijeenkomst heeft gedaan, zal de bijeenkomst op grond van bovenstaande geannuleerd worden. Het Reserveringsbureau UMC Utrecht zal annuleringskosten in rekening brengen op basis van het in artikel 8 van deze voorwaarde gestelde.
Artikel 8. Betaling
8.1 Voor zover BTW-heffing wettelijk is vereist, staat deze apart gespecificeerd. Wordt het B.T.W.-percentage gewijzigd na een door het Reserveringsbureau UMC Utrecht schriftelijk bevestigde reservering als bedoeld in artikel 1, dan wordt dit gewijzigde percentage aan de huurder doorberekend.
8.2 De eindafrekening dient, tenzij anders overeengekomen binnen 30 dagen na factuurdatum voldaan te worden. Indien de huurder deze betalingstermijn overschrijdt wordt hem de dan geldende rekenrente berekend.
8.3 In geval van betwisting van posten op de eindafrekening, zal de opdrachtgever het Reserveringsbureau UMC Utrecht onverwijld van de betwisting en de grond daarvan in kennis stellen. In ieder geval zal betwisting geen grond zijn voor opschorting van betaling van de eindafrekening of enige post daarop.
8.4 De algemene betalingsvoorwaarden van het UMC Utrecht zijn van toepassing.
Artikel 9. Ontbinding
Indien de huurder zijn verplichting tot betaling niet nakomt, of anderszins in strijd met de contractuele bepalingen of deze algemene reserveringsvoorwaarden handelt, kan het Reserveringsbureau UMC Utrecht zonder gerechtelijke tussenkomst en zonder nadere in gebreke stelling de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, onverminderd het recht op schade vergoeding.
Artikel 10. Slotbepaling
Afwijking van deze voorwaarden is mogelijk indien beide partijen dit schriftelijk overeenkomen.