Wij zijn onze website aan het vernieuwen.

Ontdekt u nog een pagina die niet klopt of hebt u een goede suggestie, laat het ons dan weten via webmedia@umcutrecht.nl.

Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website toont video’s van o.a. YouTube. Dergelijke partijen plaatsen cookies (third party cookies). Als u deze cookies niet wilt kunt u dat hier aangeven. Lees meer over het cookiebeleid.

Roosters aanvragen

Afbeelding van een kalender

Ben je verantwoordelijk voor het aanleveren van roosters bij de roosteraar van Onderwijszaken? Dan is het belangrijk om van een aantal spelregels op de hoogte te zijn, zodat het proces van roosteraanvraag tot het uitleveren van het rooster voor alle partijen efficiënt verloopt.

Roosterdeadlines en onderwijsperiodes

Het roosterproces is verdeeld in vier onderwijsperiodes van 10-19 weken. Deze vier periodes beslaan een compleet studiejaar. Door het roosterproces te verdelen in periodes blijft het proces overzichtelijk.

StudiejaarOnderwijsperiodeDatum
2019-202012 september 2019 t/m 10 november 2019
2019-2020211 november 2019 t/m 2 februari 2020
2019-202033 februari 2020 t/m 19 april 2020
2019-2020420 april 2020 t/m 30 augustus 2020
2020-2021131 augustus 2020 t/m 8 november 2020
2020-202129 november 2020 t/m 7 februari 2021
2020-202138 februari 2021 t/m 25 april 2021
2020-2021426 april 2021 t/m 5 september 2021

Roosterdeadlines

Voor het aanleveren van de roosteraanvraag en uitleveren van de roosters zijn deadlines opgesteld door Onderwijszaken. Deze deadlines maken inzichtelijk wanneer en door wie er een actie noodzakelijk is. Als alle betrokkenen zich aan deze deadlines houden, verloopt het roosterproces efficiënt en kunnen de beschikbare onderwijsruimten optimaal verdeeld worden.

N.B. Heb je jouw rooster eerder gereed? Dan mag je jouw rooster uiteraard ook vóór de deadline(s) aanleveren bij de roosteraar. Zorg er dan wel voor dat de aangeleverde informatie volledig en definitief is.

Bekijk roosterdeadlines

Uitstel aanvragen

Bij hoge uitzondering kan er uitstel worden verleend, mits dit past in de planning van het roosterteam. Geef daarom altijd z.s.m. per e-mail door aan jouw roosteraar waarom je de deadline niet kan halen, zodat er waar mogelijk rekening mee gehouden kan worden.

De consequentie van het niet op tijd aanleveren is dat jouw rooster als laatste en met de op dat moment nog beschikbare zalen wordt geroosterd.

Timeslots roostering

Wil je ruimten voor onderwijs en/of toetsen aanvragen? Houd er dan rekening mee dat onderwijs en toetsen worden geroosterd binnen timeslots. De timeslots zorgen voor een optimale benutting van de beschikbare onderwijsruimten. 

Bekijk timeslotmodel

De avondtimeslots worden alleen geroosterd voor de universitaire opleidingen. Deze twee timeslots worden uitsluitend ingezet als uiterste oplossing, dus als er binnen het UMC Utrecht en de Universiteit Utrecht geen ruimte beschikbaar is om het onderwijs tussen 09.00-17.00 uur te roosteren.

Roosteraanvraagformats

Om de continuïteit van het verwerken van de roosters te kunnen waarborgen, is het van belang dat iedere roosteraar van Onderwijszaken jouw rooster in behandeling kan nemen. Het gebruik van een uniform roosterformat draagt hieraan bij. Als je een rooster aanlevert bij de roosteraar, doe dit dan in één van de daarvoor vastgelegde roosterformats.

Het meest gangbare format is opvraagbaar via onderstaande link. Er is nog een beperkt aantal andere formats beschikbaar. Deze kan je desgewenst opvragen bij jouw roosteraar.

Download roosterformat

Toetsen aanvragen

Toetsen worden afgenomen bij de Universiteit Utrecht en in het UMC Utrecht. De toetslocatie is afhankelijk van de groepsgrootte en de benodigde faciliteiten. Afhankelijk van jouw aanvraag besluit de roosteraar op welke locatie de toets moet plaatsvinden.

Het aanvraagproces voor toetsen bij de Universiteit Utrecht of in het UMC Utrecht verschilt.

Over het algemeen geldt onderstaande regelgeving:

  • COO-toetsen in Testvision vanaf 99 personen worden standaard aangevraagd bij de Universiteit Utrecht.
  • COO-toetsen in Remindo vinden standaard plaats bij de Universiteit Utrecht (Remindo werkt niet in het UMC Utrecht).
  • Papieren toetsen vanaf ± 50 personen worden aangevraagd bij de Universiteit Utrecht.

Proces toetsen aanvragen bij de Universiteit Utrecht

  • De Universiteit hanteert het tentamentimeslotmodel. Vraag jouw toetsen conform dit model aan bij jouw roosteraar. Toetsen van 2 uur kunnen bij de Universiteit Utrecht alleen in de ochtend plaatsvinden en toetsen van 3 uur alleen in de middag.
  • Graag altijd vier data opgeven bij jouw toetsaanvraag (dit geldt voor zowel een papieren als een digitale toets): de gewenste toetsdatum, een extra datum (optie) voor de toets, de toetsinzagedatum (indien mogelijk) en de herkansingsdatum. De extra toetsdatum dient als uitwijkmogelijkheid voor het geval het niet mogelijk is jouw toets op de gewenste toetsdatum te plaatsen.
  • Wil je zowel papieren als digitale toetsen aanvragen? Lever de aanvragen hiervoor dan duidelijk herkenbaar aan bij de roosteraar i.v.m. de verschillende regelgeving rondom papieren en digitale toetsing. Vermeld s.v.p. op jouw toetsaanvraag of het om een papieren of digitale toets (COO) gaat. Zo kan de roosteraar ervoor zorgen dat de juiste onderwijsruimte gereserveerd wordt voor jouw toetsen.
  • Houd er rekening mee dat de wisseltijd tussen de timeslots niet gebruikt mag worden om de toetstijd van gehandicapte studenten te verlengen; daarvoor moet per toets afzonderlijk een andere toetsruimte gereserveerd worden (door de roosteraar).
  • Geef bij toetsinzages op jouw toetsaanvraag aan of deze klassikaal worden gehouden of dat er voor iedere student 1 PC c.q. laptop nodig is.

Proces toetsen aanvragen bij het UMC Utrecht

  • Toetsen in het UMC Utrecht worden geroosterd conform het Dagrooster onderwijstimeslots. Vraag deze daarom aan conform de tijden van het dagrooster onderwijstimeslots.
  • ​Wil je zowel papieren als digitale toetsen aanvragen? Lever de aanvragen hiervoor dan duidelijk herkenbaar aan bij de roosteraar i.v.m. de verschillende regelgeving rondom papieren en digitale toetsing. Vermeld op jouw toetsaanvraag of het om een papieren of digitale toets (COO) gaat. Zo kan de roosteraar ervoor zorgen dat de juiste onderwijsruimte gereserveerd wordt voor jouw toetsen.
  • Graag altijd 3 data opgeven bij jouw toetsaanvraag (dit geldt voor zowel een papieren als een digitale toets): de toetsdatum, de toetsinzagedatum (indien mogelijk) en de herkansingsdatum.
  • Houd er rekening mee dat de wisseltijd tussen de timeslots niet gebruikt mag worden om de toetstijd van gehandicapte studenten te verlengen; daarvoor moet per toets afzonderlijk een andere toetsruimte gereserveerd worden(door de roosteraar).
  • Geef bij toetsinzages op jouw toetsaanvraag aan of deze klassikaal worden gehouden of dat er voor iedere student 1 PC c.q. laptop nodig is.

Onderwijsruimten

Het leeuwendeel van het onderwijs in het UMC Utrecht vindt plaats in het A.A. Hijmans van den Berghgebouw. Wil je een onderwijsruimte reserveren? Houd dan rekening met een aantal aandachtspunten en afspraken: 

  • Alle onderwijsruimten in het Hijmans van den Berghgebouw (HvdB) zijn in principe open van 09.00 – 22.00 uur. 
  • In iedere onderwijsruimte in het HvdB zijn standaard een PC met beamer en een whiteboard met stiften aanwezig. De opstartinstructies voor de PC staan vermeld op de muismat.
  • Heb je tijdens jouw onderwijs extra benodigdheden nodig (bijv. een flipover of een microfoon)? Vraag deze dan minimaal 1 week voor aanvang van het onderwijs aan bij de amanuensis via  amanuensis@umcutrecht.nl . 
  • Wil je dat jouw hoorcollege wordt opgenomen via een E-lecture
  • Wil je gebruikmaken van een onderwijsruimte zonder boeking vooraf? Dit is niet toegestaan. Het is altijd mogelijk bij jouw roosteraar een onderwijsruimte aan te vragen; ook op korte termijn. De zaalaanvraag kan door medewerkers van het onderwijssecretariaat of door onderwijsgevenden worden gedaan; niet door studenten.
  • Wil je tijdens jouw onderwijs gebruikmaken van pc’s of laptops voor de studenten? Vraag dit dan conform de roosterdeadlines aan bij jouw roosteraar. De benodigde accounts moet je minimaal 8 weken voor aanvang van de les aanvragen d.m.v. het COO-aanvraagformulier. Heb je gedurende jouw onderwijs bijzondere software nodig op deze pc’s of laptops? Ook dit kun je aangeven op het formulier. De aanvraag moet 8 weken voor aanvang van het onderwijs ingediend zijn.
  • Let op: een onderwijsruimtes met laptops mag niet onbeheerd achtergelaten worden. Bel met de balie Studielandschap op de tweede verdieping: (088 75) 53418, dan komt een OWCServiceDesk-medewerker de ruimte afsluiten.
  • Is er iets in jouw onderwijsruimte niet in orde? In iedere onderwijsruimte hangt een informatiebord met contactgegevens. 
  • Het is niet mogelijk om catering te bestellen voor het onderwijs in de onderwijsruimten.

Roosterwebsite

  • Wil je jouw rooster online inkijken? Maak hiervoor dan gebruik van de roosterwebsite My Timetable. My Timetable is bestemd voor zowel docenten als studenten. Het rooster dat in My Timetable staat is leidend.
  • Vermeld de geroosterde onderwijsruimten en -uren niet in het Blok(module)boek en op Blackboard. Je voorkomt hiermee misverstanden, aangezien Blackboard niet automatisch wordt ge-updatet als er roosterwijzigingen zijn.
  • Studenten worden bij de introductie van de opleiding geïnstrueerd dat zij regelmatig (bij voorkeur dagelijks) hun rooster controleren op My Timetable.

Voorrangsregels roostering

Bij de roostering wordt voorrang gegeven aan onderstaande onderdelen i.v.m. beperkende factoren (bijv. vastliggende data): 

  • Het Centrale Introductie Programma (CIP): vindt altijd op de 1e of 15e werkdag van de maand plaats. 
  • Klinische Gezondheidswetenschappen (KGW): dit onderwijs vindt alleen op vrijdag plaats, van 9.00 tot 17.00 uur.
  • De UMC Utrecht Academie (UMC-AC): het onderwijs moet gepland worden op vaste onderwijsdagen. Deze onderwijsdagen zijn reeds 9 maanden voor de start van het onderwijs vastgelegd.
  • Onderwijstimeslots voor Biomedische wetenschappen (BMW) + Geneeskunde (GNK) keuzeblokken jaar 2: dit onderwijs moet geroosterd worden binnen de onderwijstimeslots van de Universiteit Utrecht en deze zijn leidend.
  • Voorlichtingsbijeenkomsten van de raad van bestuur.
  • Evenementen (bachelorvoorlichtingsdagen, masterevent van de Universiteit Utrecht etc.).

Roosterwijzigingen

De roosteraars streven naar het minimaliseren van roosterwijzigingen. Indien er toch een roosterwijziging noodzakelijk is, geldt een aantal regels.

  • Vraag een roosterwijziging altijd per e-mail aan bij jouw roosteraar, inclusief een vermelding van de reden van de wijziging (zie punt 3). Roosterwijzigingen kunnen worden aangevraagd door de coördinator, docent of het secretariaat van de cursus. Studenten kunnen geen roosterwijzigingen aanvragen. Na de deadline(s) “Roosters definitief” (zie de tabel met Roosterdeadlines), zorgt de aanvrager van de roosterwijziging zelf voor de communicatie naar docenten. Mochten de roosteraars zelf door omstandigheden een roosterwijziging moeten doen, dan verzorgt Onderwijszaken de communicatie via het Studie-informatiepunt (STIP).
  • Breng jouw roosteraar altijd direct op de hoogte als een onderwijsruimte bij nader inzien niet ingezet hoeft te worden; de gereserveerde onderwijsruimte kan wellicht weer benut worden. Laat het jouw roosteraar ook zo snel mogelijk weten als het aantal aangevraagde laptops verandert (bij voorkeur minimaal twee weken voor aanvang van het COO-onderwijs).
  • De roosteraars monitoren roosterwijzigingen in het roosterprogramma Syllabus Plus (S+) d.m.v. onderstaande labels. Zo nodig worden de wijzigingen met je besproken tijdens het stakeholdergesprek.
    • Mutaties veroorzaakt door uitval docent (ziekte/ calamiteit), waarbij geen vervanger is gevonden.
    • Mutaties in studentenaantallen (kleinere c.q. grotere aantallen), waardoor er een zalenwijziging nodig c.q. noodzakelijk is.
    • Mutaties veroorzaakt door voortschrijdend inzicht (bijv. onderwijsvernieuwing binnen een stramien). Houd er rekening mee dat mutaties worden doorgevoerd met ingang van de volgende roosterperiode.

Contactpersonen roostering

OpleidingContactpersoonE-mailadres en/of telefoonnummer
GeneeskundeAnita de VroedtA.deVroedt@umcutrecht.nl
SUMMAMonique HeltenM.Helten@umcutrecht.nl
Klinische gezondheidswetenschappenAngelique van Dijk A.J.M.vanDijk@umcutrecht.nl
Biomedische wetenschappenJuliëtte BuurmanJ.Buurman@umcutrecht.nl
Biomedical SciencesMonique HeltenM.Helten@umcutrecht.nl
UMC Utrecht AcademieAssistent opleidingenRoosters-acacdemie@umcutrecht.nl
Noodtelefoon roosteraarsUitsluitend voor acute roosterproblemen(088 75) 50869
Benodigdheden bijzonder onderwijsSpecificatie of persoonE-mailadres, telefoonnummer of meer informatie
Computer Ondersteund OnderwijsComputerleerzaal (CLZ), laptops en microscopen (P1/P2), Digitale toetsingMeer info
Testvision en aanvraag digitale toetsingMargreet ManriqueM.Manrique@umcutrecht.nl
Contact tijdens toetsenPieter Jan van der Schoot en Niels Morgensterndoo-testvision@umcutrecht.nl of 53388
Klinisch vaardigheidsonderwijs / praktijk lijnonderwijsJanette van BarneveldJ.vanBarneveld@umcutrecht.nl of 59589
P5 Snijzaal onderwijs Simon PlompS.Plomp@umcutrecht.nl of 73425
UMC Utrecht AcademieCindy CleypoolC.G.J.Cleypool@umcutrecht.nl of 68330
P1 en P2 (microscopie en droge practica)Ton KampermanA.G.Kamperman@umcutrecht.nl of 58110
RadiologieLydie van Rinsum en Annet Bleumink Onderwijssecretariaat.Radiologie@umcutrecht.nl
Practica KoningsbergergebouwMarina BoelhouwerM.Boelhouwer@uu.nl of 030 2539 288


Naar boven